Redagowane 15 października, 2025 by Marek Rataj
Prawidłowe ustalenie stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON stanowi kluczowy element rozliczeń dla pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników. Błędne obliczenia mogą prowadzić do nieprawidłowych wpłat, a w konsekwencji do problemów finansowych i prawnych. W artykule wyjaśniamy, które grupy pracowników nie są wliczane do stanu zatrudnienia w kontekście obowiązkowych wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych [1].
Prawidłowe obliczenie stanu zatrudnienia ma kluczowe znaczenie dla wpłat na PFRON
Spis treści
- Kogo nie uwzględnia się w stanie zatrudnienia dla PFRON?
- Kto podlega obowiązkowi PFRON? Kluczowe kryteria
- Metoda obliczania stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON
- Definicja zatrudnienia w kontekście PFRON
- Szczególne przypadki wyłączeń ze stanu zatrudnienia
- Praktyczne znaczenie wyłączeń ze stanu zatrudnienia
- Podsumowanie: Kogo nie wliczamy do stanu zatrudnienia PFRON
Kogo nie uwzględnia się w stanie zatrudnienia dla PFRON?
Zgodnie z art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, przy wyliczaniu stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON istnieją konkretne grupy pracowników, których nie uwzględnia się w obliczeniach [2]. Prawidłowa identyfikacja tych grup jest niezbędna dla poprawnego ustalenia wysokości wpłat na fundusz.
Przepisy precyzyjnie określają, kogo nie wliczamy do stanu zatrudnienia
Do stanu zatrudnienia nie wlicza się następujących grup pracowników:
- Osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych (bez względu na podstawę prawną udzielenia urlopu)
- Osób niebędących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego
- Osób niebędących osobami niepełnosprawnymi przebywających na urlopach rodzicielskich
- Osób niebędących osobami niepełnosprawnymi przebywających na urlopach wychowawczych
- Osób niebędących osobami niepełnosprawnymi nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej
- Osób niebędących osobami niepełnosprawnymi będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy
- Osób niebędących osobami niepełnosprawnymi nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego
- Osób niebędących osobami niepełnosprawnymi przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy
Warto zauważyć, że w przypadku osób niepełnosprawnych, jedynym wyłączeniem jest przebywanie na urlopie bezpłatnym. Natomiast w przypadku osób pełnosprawnych, katalog wyłączeń jest znacznie szerszy [3].
Urlop bezpłatny a PFRON – czy wlicza się do zatrudnienia?
Urlop bezpłatny stanowi szczególny przypadek w kontekście obliczania stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON. Zgodnie z przepisami, osoby przebywające na urlopie bezpłatnym nie są wliczane do stanu zatrudnienia, co dotyczy zarówno osób niepełnosprawnych, jak i pełnosprawnych.
Osoby na urlopie bezpłatnym są wyłączone ze stanu zatrudnienia PFRON
W przypadku osób niepełnosprawnych, przebywanie na urlopie bezpłatnym oznacza, że:
Pracodawca obowiązany do comiesięcznych wpłat na PFRON nie wlicza do stanu zatrudnienia i wskaźnika (od którego to zależy uzyskanie 6% wskaźnika osób z niepełnosprawnością) osób niepełnosprawnych przebywających na urlopie bezpłatnym, zarówno na zasadach ogólnych z Kodeksu pracy, jak i na tzw. obligatoryjnym.
Wyłączenie to ma zastosowanie bez względu na podstawę prawną udzielenia urlopu bezpłatnego – czy to na podstawie ogólnych zasad z Kodeksu pracy, czy też na podstawie przepisów obligatoryjnych [4].
Ważne: Od 1 lipca 2024 r. do stanu zatrudnienia nie wlicza się również osób niebędących osobami niepełnosprawnymi, które przybyły na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi, a przebywających na urlopie bezpłatnym udzielonym w związku z ich uczestniczeniem w działaniach wojennych na terytorium Ukrainy.
Urlop rodzicielski/wychowawczy a obowiązki pracodawcy
Osoby niebędące osobami niepełnosprawnymi, które przebywają na urlopie rodzicielskim lub wychowawczym, nie są wliczane do stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON. Jest to istotna różnica w porównaniu z osobami niepełnosprawnymi, które są wyłączane ze stanu zatrudnienia tylko w przypadku przebywania na urlopie bezpłatnym.
Urlop rodzicielski i wychowawczy wpływa na obliczenia stanu zatrudnienia PFRON
Pracodawca musi pamiętać, że:
| Rodzaj urlopu | Osoby niepełnosprawne | Osoby pełnosprawne |
| Urlop bezpłatny | Nie wlicza się | Nie wlicza się |
| Urlop rodzicielski | Wlicza się | Nie wlicza się |
| Urlop wychowawczy | Wlicza się | Nie wlicza się |
Ta różnica w traktowaniu osób niepełnosprawnych i pełnosprawnych ma istotne znaczenie przy obliczaniu wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, który decyduje o obowiązku wpłat na PFRON [5].
Kto podlega obowiązkowi PFRON? Kluczowe kryteria
Obowiązek dokonywania wpłat na PFRON dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Kluczowym elementem jest osiągnięcie odpowiedniego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych.
Prawidłowe obliczenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest kluczowe
Podstawowy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi:
6% dla większości podmiotów:
- Przedsiębiorców
- Państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych będących jednostkami budżetowymi
- Zakładów budżetowych
- Gospodarstw pomocniczych
- Instytucji kultury
- Jednostek organizacyjnych zajmujących się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii
2% dla podmiotów edukacyjnych:
- Publicznych i niepublicznych uczelni
- Publicznych i niepublicznych szkół
- Publicznych i niepublicznych przedszkoli
- Publicznych i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego
- Placówek opiekuńczo-wychowawczych
- Publicznych i niepublicznych żłobków
- Klubów dziecięcych
Pracodawcy, którzy osiągają wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, są zwolnieni z obowiązku dokonywania wpłat na PFRON [6].
Metoda obliczania stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON
Przy wyliczaniu stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON stosuje się metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu. Oznacza to, że należy zsumować stany zatrudnienia z każdego dnia w miesiącu, łącznie z niedzielami, świętami i dniami wolnymi od pracy, a następnie podzielić przez liczbę dni w miesiącu.
Obliczanie średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu
Jak obliczać stan zatrudnienia dla dni wolnych od pracy?
Dla dni wolnych od pracy przyjmuje się stan zatrudnienia z dnia poprzedniego lub następnego – jeżeli miesiąc rozpoczyna się takim dniem. Wynik obliczeń podaje się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując zaokrąglenie w dół, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 0 do 4, albo w górę, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 5 do 9.
Przykład: Zatrudnienie w sierpniu 2024 r. wynosiło w dniach od 1 do 7 sierpnia: 26 osób w przeliczeniu na etaty, a od 8 do 31 sierpnia uległo zwiększeniu o 4 etaty. Żaden z pracowników nie posiada orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.
Wyliczenie zatrudnienia ogółem (ZOG) w sierpniu 2024 r.:
ZOG = [(7 dni × 26 etatów) + (24 dni × 30 etatów)] : 31 dni = 29,10 etatów
W tym przypadku zachodzi obowiązek odprowadzenia wpłaty na PFRON za ten miesiąc sprawozdawczy, ponieważ zatrudnienie przekracza 25 etatów, a wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi 0%.
Definicja zatrudnienia w kontekście PFRON
W kontekście PFRON, zatrudnienie rozumiane jest zgodnie z definicją pracownika zawartą w art. 2 Kodeksu pracy. Oznacza to, że do stanu zatrudnienia wliczane są wyłącznie osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy.
Definicja zatrudnienia według Kodeksu pracy ma kluczowe znaczenie dla PFRON
Do stanu zatrudnienia wliczane są osoby zatrudnione na podstawie:
- Umowy o pracę
- Powołania
- Mianowania
- Wyboru
- Spółdzielczej umowy o pracę
Natomiast do stanu zatrudnienia nie wlicza się osób pracujących na podstawie:
- Umowy zlecenia
- Umowy o dzieło
- Umowy agencyjnej
- Kontraktu menedżerskiego
- Pracowników tymczasowych u pracodawcy użytkownika
Ta definicja ma kluczowe znaczenie przy ustalaniu, czy pracodawca podlega obowiązkowi wpłat na PFRON oraz przy obliczaniu wysokości tych wpłat [7].
Szczególne przypadki wyłączeń ze stanu zatrudnienia
Oprócz standardowych wyłączeń, istnieją również szczególne przypadki, które należy uwzględnić przy obliczaniu stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON.
Szczególne przypadki wyłączeń wymagają dodatkowej uwagi
Pracownicy z Ukrainy
Od 1 lipca 2024 r. do stanu zatrudnienia nie wlicza się osób niebędących osobami niepełnosprawnymi, które przybyły na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi, a przebywających na urlopie bezpłatnym udzielonym w związku z ich uczestniczeniem w działaniach wojennych na terytorium Ukrainy.
Osoba taka musi wraz z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego złożyć zatrudniającemu je pracodawcy pisemne oświadczenie o celu wnioskowanego urlopu. Regulacja ta ma zastosowanie w odniesieniu do wpłat na Fundusz za miesiące przypadające w okresie trwania tych działań zbrojnych, począwszy od dnia 1 marca 2024 r. do dnia 31 grudnia 2024 r.
Służba wojskowa i świadczenie rehabilitacyjne
Osoby niebędące osobami niepełnosprawnymi nieświadczące pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej oraz osoby nieświadczące pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego również nie są wliczane do stanu zatrudnienia.
Służba wojskowa i świadczenie rehabilitacyjne wpływają na obliczenia PFRON
Te szczególne przypadki wyłączeń mają istotne znaczenie dla pracodawców, którzy zatrudniają osoby z tych grup, i powinny być uwzględniane przy obliczaniu stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON [8].
Praktyczne znaczenie wyłączeń ze stanu zatrudnienia
Prawidłowe zastosowanie wyłączeń ze stanu zatrudnienia ma istotne znaczenie praktyczne dla pracodawców. Wpływa nie tylko na obowiązek dokonywania wpłat na PFRON, ale również na ich wysokość.
Wyłączenia ze stanu zatrudnienia mają bezpośredni wpływ na finanse firmy
Konsekwencje nieprawidłowego obliczenia stanu zatrudnienia mogą być poważne:
Zbyt niskie wpłaty:
- Konieczność dopłaty brakującej kwoty
- Odsetki za zwłokę
- Potencjalne kontrole ze strony PFRON
- Ryzyko kar administracyjnych
Zbyt wysokie wpłaty:
- Zamrożenie środków finansowych
- Konieczność występowania o zwrot nadpłaty
- Wydłużony proces odzyskiwania środków
- Dodatkowe obciążenia administracyjne
Dlatego tak ważne jest dokładne zrozumienie, kogo nie wliczamy do stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON, i konsekwentne stosowanie tych zasad w praktyce [9].
Podsumowanie: Kogo nie wliczamy do stanu zatrudnienia PFRON
Prawidłowe ustalenie stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON wymaga dokładnej znajomości przepisów i świadomości, które grupy pracowników są wyłączone z obliczeń.
Znajomość wyłączeń ze stanu zatrudnienia jest kluczowa dla prawidłowych rozliczeń
Najważniejsze grupy wyłączone ze stanu zatrudnienia to:
- Osoby niepełnosprawne przebywające na urlopach bezpłatnych
- Osoby niebędące osobami niepełnosprawnymi zatrudnione w celu przygotowania zawodowego
- Osoby niebędące osobami niepełnosprawnymi na urlopach rodzicielskich i wychowawczych
- Osoby niebędące osobami niepełnosprawnymi odbywające służbę wojskową lub zastępczą
- Osoby niebędące osobami niepełnosprawnymi będące uczestnikami OHP
- Osoby niebędące osobami niepełnosprawnymi pobierające świadczenie rehabilitacyjne
- Osoby niebędące osobami niepełnosprawnymi na urlopach bezpłatnych obligatoryjnych
- Od 1 lipca 2024 r. również osoby z Ukrainy na urlopie bezpłatnym w związku z działaniami wojennymi
Dokładne zrozumienie tych wyłączeń i ich konsekwentne stosowanie w praktyce pozwoli pracodawcom na prawidłowe obliczenie stanu zatrudnienia, a w konsekwencji na uniknięcie problemów związanych z nieprawidłowymi wpłatami na PFRON [10].
Marek, entuzjasta ekologii, pasywnych domów i nowoczesnych rozwiązań dla domu i ogrodu. Na blogu greencoin.pl dzieli się praktycznymi poradami, jak żyć bardziej zielono i oszczędnie. Łączy tematykę fotowoltaiki, energooszczędnych technologii i ekologicznego stylu życia z podejściem „green + coin” – pokazując, że dbanie o planetę może iść w parze z realnymi korzyściami dla portfela.
